1. Formålet med behandlingen
For å kunne administrere ditt medlemskap i DNFO må vi behandle visse personopplysninger om deg.
Vi vil bruke dine personopplysninger til blant annet følgende formål:
- Gi deg tilgang til Ordenens fasiliteter og tjenester
- Oppdatere medlemslisten, og medlemskort/ID-kort
- Sende fakturaer for medlemskontingent og betalingshistorikk
- Håndtere utlån av bøker
- Lage og distribuere Matrikkelen
- Distribuere Frimurerbladet fra DNFO og relevante dokumenter fra Logen
- Lage «Letter of Good Standing» til bruk ved besøk i utenlandske loger
- Andre formål som er nødvendig for å ivareta dine interesser
Medlemmene i DNFO utgjør en viktig del av DNFOs identitet og historie. DNFO anser det derfor viktig å ha en historisk oversikt over tidligere medlemmer. DNFO utarbeider også en årlig versjon av Matrikkelen som blant annet inneholder en oversikt over alle medlemmer, deres grad og embedsfunksjon (hvis relevant).
2. Hvilke personopplysninger behandles?
Vi samler inn og behandler bare personopplysninger som er nødvendig for å administrere ditt medlemskap og ivareta dine interesser. Dette omfatter blant annet navn, medlemsnummer, adresse, telefonnummer, e-postadresse, fødselsdato, dato for opptak og forfremmelser, aktuelle embedsfunksjoner, yrke og opplysninger om din far og oppnevnte faddere. Ved senere bruk av relevant teknologi vil det også kunne føres statistikk over fremmøte på arrangementer i regi av enheter innen DNFO.
3. Behandlingsgrunnlag
DNFO har rettslig grunnlag for å behandle dine personopplysninger etter personopplysningsloven, fordi personopplysningene er nødvendig for at vi skal kunne administrere ditt medlemskap og ivareta dine interesser som medlem av Ordenen, herunder for at DNFO skal kunne tilby de tjenester som inngår i medlemskapet.
4. Sikkerhet
DNFO er opptatt av at uberettigede ikke får tilgang til dine personopplysninger. DNFO benytter derfor flere former for sikkerhetsteknologi som sørger for en god beskyttelse mot uautorisert tilgang og misbruk av dine personopplysninger. Alle medlemmer og frivillige medarbeidere er også underlagt taushetsplikt.
5. Personopplysninger til tredjeparter
DNFO vil kun gi tredjeparter (leverandører, utenlandske loger, etc) tilgang til dine personopplysninger dersom de leverer tjenester innen drift, vedlikehold eller andre tekniske løsninger til Ordenen eller underliggende enheter, eller dersom det er nødvendig for å administrere dittmedlemskap. Eksempler på tredjeparter som mottar personopplysninger er TeamData AS som leverandør av Frisak (personaladministrativt støttesystem). For å sikre dine rettigheter har DNFO inngått en egen databehandleravtale med TeamData AS som får tilgang til dine personopplysninger. Tredjeparter vil ikke kunne benytte seg av dine personopplysninger til andre formål enn det vi har avtalt med deg. Tredjeparter er på tilsvarende måte forpliktet til å inngå en databehandleravtale med sine underleverandører.
Forut for besøk i utenlandske loger vil DNFO på din anmodning kunne utstede et «Letter of good standing» innholdende enkelte av dine personopplysninger. Vi gjør deg oppmerksom på at dette vil kunne innebære at personopplysninger blir sendt til frimurerloger utenfor EU/EØS-området og da til land med et regelverk som ikke gir den samme grad av beskyttelse av personopplysninger som reglene i Norge.
6. Dine rettigheter
Du har rett til å be om innsyn i og retting eller sletting av dine personopplysninger. Du kan videre be om begrensning av behandlingen som gjelder deg, samt protestere mot behandlingen. Skulle du imidlertid ønske å få slettet dine personlysninger eller be arten av disse begrenset i forhold til det DNFO anser nødvendig for å administrere ditt medlemskap, vil dette kunne anses som oppsigelse av medlemskapet. Vennligst kontakt oss hvis du har noen spørsmål eller kommentarer om vår personvernpraksis eller personvernerklæring.
Du kan kontakte oss på nett via e-post: , eller via post adressert til: Den Norske Frimurerorden, Nedre Vollgt. 19, 0158 Oslo, Telefon: 94006700.
Du har rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener vi behandler dine personopplysninger i strid med personvernreglene.
7. Oppbevaring og sletting av personopplysninger
DNFO oppbevarer ikke personopplysninger lengre enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. DNFO vil derfor med jevnlige intervaller slette unødvendige opplysninger. Personopplysninger som er nødvendige for å administrere ditt medlemskap, vil DNFO behandle så lenge du er medlem. Medlemmene i DNFO utgjør en viktig del av DNFOs identitet og historie. DNFO anser det derfor viktig å ha en historisk oversikt over tidligere medlemmer. Ved opphør av medlemskapet av andre grunner enn din bortgang, vil dine personopplysninger bli slettet, med mindre du da samtykker i at opplysningene kan lagres i vår historiske oversikt.
Skulle du ikke samtykke i dette, vil det i praksis kunne bli umulig å innvilge en eventuell søknad om gjeninntreden senere.
Ved din bortgang, vil dine personopplysninger bli lagret i vår historiske oversikt over tidligere medlemmer. Unntak gjelder dersom du har reservert deg mot dette.
